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08 de octubre de 2017 1

(Guía Completa) Revenue Management: ¿Cómo Hacer una previsión / forecast en 2020?

Cómo hacer una previsión forecast en 2020

En este post aprenderás qué es una previsión, por qué deben realizarse y quién debe hacerlo, y cuándo y cómo debe hacerse, tanto de forma manual como con herramienta profesionales.

El Revenue Management  es una estrategia que no cambia, la esencia de esta técnica consiste simplemente adaptarse al mayor número de segmentos posible y darle a cada uno lo que necesita obteniendo la mayor rentabilidad por segmento a largo plazo.

Lo que sí que cambia es cómo influyen las diferentes variables en esta técnica y es lo que vamos a ver en este post.

¿QUÉ HA CAMBIADO DE CÓMO SE HACÍAN LAS PREVISIONES ANTES A CÓMO SE HACEN AHORA?

  1. Anteriormente no disponíamos de tantos datos para analizar e incluir en nuestro algoritmo. En la actualidad, una era marcada por el Big Data y el Business intelligence, necesitamos de herramientas potentes para meter todos los datos en nuestra coctelera de análisis.
  2. Anteriormente la oferta de alojamiento prácticamente estaba cubierta por hoteles, ahora los apartamentos turísticos son un fuerte competidor.
  3. En los años previos hemos vivido una gran crisis, por lo tanto los históricos, aún siendo una referencia válida, deben ser tratados con cautela.
eRevenueMastersTv

¿QUÉ ES UNA PREVISIÓN / FORECAST EN REVENUE MANAGEMENT?

Siendo más explícitos con respecto a la definición que hemos dado anteriormente podríamos decir que el Revenue Management es una técnica que consiste en la elaboración de previsiones (o forecasting) con el fin de ofrecer el producto correcto al cliente adecuado en el momento adecuado de compra para el momento adecuado de disfrute del servicio a un precio que en base a factores tanto subjetivos como objetivos nos ayude a sacar nuestro máximo beneficio centrándonos en la rentabilidad a largo plazo a través de los canales más adecuados.

El presupuesto debe ser la primera de nuestras previsiones con el fin de que se siga el mismo objetivo desde todas las áreas de negocio.

El Revenue Management nos ayuda a prever entre otras cosas situaciones futuras, parece que cuando hacemos frente a periodos de baja demanda demostramos que no estamos haciendo bien nuestro trabajo en este sentido derivando esta falta de previsión en la degradación del precio y la competencia agresiva entre hoteles sin hacer esfuerzos en potenciar otros factores.

eRevenueMastersTv

¿POR QUÉ HACER PREVISIONES EN REVENUE MANAGEMENT?

Debemos crear previsiones fiables, con el fin de tomar decisiones proactivas adelantándonos a lo que va a ocurrir y no reactivas cuando ya sea demasiado tarde. Para ello sería imprescindible disponer de un cuadro de mando con el objetivo de poder controlar cada variable.
Con los análisis que hayamos realizado en relación a nuestros datos históricos podremos hacer previsiones para el próximo o próximos años.

Sin previsiones el Revenue Management no tiene sentido y lo único que haremos será dar palos de ciego. Una correcta previsión puede ayudarnos a:

  • Determinar nuestras necesidades de personal y evitar:
    • Muchos empleados en épocas de baja demanda
    • Pocos empleados en épocas de alta demanda
  • Hacernos una idea de las necesidades (proveedores)
  • Conocer nuestra demanda

Las previsiones elaboradas incorrectamente son unos de los principales cuellos de botella en la elaboración de una política de Revenue Management.

¿QUIÉN ES EL ENCARGADO DE HACER PREVISIONES EN REVENUE MANAGEMENT?

Lo ideal sería que todo hotel dispusiera de la figura de un Revenue Manager pero la realidad es que esto no es posible. Solo establecimientos de gran tamaño o cadenas pueden permitirse este lujo.

Es por ello que en hoteles independientes de tamaño pequeño y medio estas tareas deben ser asumidas bien por el director, subdirector, jefe de recepción u otro puesto relacionado con las reservas y la parte comercial.

En la actualidad, herramientas como bi4hoteliers reducen en más de un 50% el tiempo de dedicación que debe dedicar un Revenue Manager a extraer, filtrar y analizar datos y de esta manera pueden enfocar su tiempo a la toma de decisiones.

¿CUÁNDO SE HACEN PREVISIONES EN REVENUE MANAGEMENT?

Los presupuestos se realizan anualmente para cada mes y y las previsiones se realizan anualmente para cada día.

Cuanto más cerca estemos de esta menos margen de error debe existir.

Además, debemos analizar las desviaciones entre lo previsto y lo real para valorar nuestro grado de acierto periodo tras periodo. Esto nos ayudará a acertar cada vez más.

¿CÓMO SE HACEN PREVISIONES EN REVENUE MANAGEMENT?

Hasta hace relativamente poco los precios de las herramientas que permitían automatizar la elaboración de previsiones eran exageradamente costosas y el Revenue Manager no tenía más opción que trabajar con complejísimos excels que muchas veces no tenían el potencial para analizar los datos de manera adecuada y tampoco la posibilidad de integrar otras fuentes. Pero las cosas han cambiado con herramientas como la mencionada anteriormente: bi4hoteliers.

A continuación, haremos una previsión manual y veremos la diferencia entre hacerlo de esta manera o hacerlo con una herramienta automatizada.

PREVISIÓN MANUAL

Como ya hemos dicho, debemos comparar diariamente el presupuesto con la previsión a largo/ medio y corto plazo.

A la hora de llevar a cabo nuestras previsiones es imprescindible tener en cuenta dos factores:

  • ROH
    Son las reservas cristalizadas, es decir, aquellas que ya tenemos contabilizadas en nuestro Booking real.
  • PICK UP
    Este concepto se traduce literalmente como “levantar”, es decir, aquellas reservas que esperamos conseguir si lo analizamos con anterioridad a la fecha de reserva o bien las reservas que hemos conseguido si lo analizamos con posterioridad a dicha fecha.
    • Pick Up Esperado
      A la hora de realizar nuestras previsiones es importante hallar este dato para tener una estimación de cuáles serán nuestras reservas potenciales para una fecha futura en base a un análisis de nuestros datos históricos y del mercado.
    • Pick Up Real
      A la hora de analizar el grado de acierto de nuestras previsiones para fechas pasadas es importante tener en cuenta este dato y compararlo con nuestras previsiones iniciales.

Por lo tanto lo que conseguimos analizando este dato es la diferencia de reservas entre de una fecha a otra para un día determinado.
Para ello debemos tener en cuenta el cierre de Booking de cada día y compararlo con nuestro presupuesto.

En el siguiente caso práctico veremos un ejemplo del procedimiento a seguir para prever la demanda futura.
Queremos saber las reservas que esperamos alcanzar para el jueves 18 de junio con dos semanas de antelación y ya con 61 reservas en mano en ese momento.

como hacer una prevision paso 1

1. Analizando nuestros datos históricos del año anterior en días similares obtenemos la siguiente información:

 como hacer una prevision paso 2

2. Para uniformizar nuestros datos hallamos el promedio de Pick Up de las fechas analizadas

Nota: Las fechas analizadas deben ser estudiadas también en términos subjetivos, ya que de no hacerlo pueden darnos una situación irreal.

3. Restamos el promedio actual de pick up al promedio final de pick up para calcular cuantas reservas podemos esperar captar en las próximas dos semanas

como hacer una prevision paso 4

4. Sumamos el número de reservas que ya tenemos (ROH), con las que esperamos obtener en base al análisis previo

Haciendo este análisis para cada día del año tendremos una idea de cuál será el comportamiento de la demanda en cada fecha y podremos controlar las desviaciones de forma proactiva y de esta manera adelantarnos a estas situaciones. Esta información también será parte de nuestro calendario de demanda.

Además hay que tener en cuenta otros aspectos que pueden desvirtuar nuestras previsiones:

  • Eventos y plazas destinadas al alojamiento: Es imprescindible tener claros aquellos eventos que nos afectan, tanto de forma positiva como negativa. Con el fin de poder definir cuáles serán nuestros picos más fuertes de ocupación deberemos incluir en nuestro calendario aquellos eventos que han estimulado o podrían estimular la demanda para nuestro establecimiento así como aquellos que la estimularon en el pasado y ya no se dan. Lo mismo ocurre con los competidores, de un año a otro aumentan y disminuyen las plazas destinadas al alojamiento y es un factor que hay que tener en cuenta.
  • Unconstrained Demand / Demanda no atendida: Nuestros responsables de reservas deben anotar toda la demanda que no han podido atender y sus circunstancias para que, en años futuros, podamos entender cual fue la demanda total y tomar decisiones al respecto.
  • No Shows: debemos conocer el dato de aquellos clientes que reservan con nosotros pero finalmente no vienen. Esto nos ayudará a relativizar nuestro inventario y llevar a cabo estrategias controladas de overbooking.

En el caso del ejemplo vemos claramente que nuestra previsión supera los históricos debido a que tenemos un pickup atípico, es decir, este año tenemos más reservas anticipadas que otros y esto puede deberse a muchos motivos:

  • Tenemos eventos que antes no teníamos.
  • Hemos lanzado unas ofertas anticipadas muy potentes.
  • Ha desaparecido un competidor de la plaza.
  • ¿otros?

Debemos tener en cuenta que a la hora de hacer el presupuesto y compararlo con los históricos no compararemos fechas, sino días de la semana que coincide con la fecha que estamos analizando en nuestros históricos siempre y cuando no coincida con fechas señaladas que se repitan de forma periódica año tras año.

En el caso de que nuestras previsiones no coincidan con lo presupuestado corremos el riesgo de sobrestimar y subestimar.

¿Te imaginas hacer esto a diario para cada una de las fechas del año? ¡Una locura!

Pocas veces conseguiremos que nuestras previsiones coincidan exactamente con nuestro presupuesto ya que suele haber muchas variables (algunas de ellas difíciles de controlar) que influyen en nuestra gestión y para ello es importante contar con herramientas profesionales.

PREVISIÓN CON HERRAMIENTAS PROFESIONALES

  • En este video puedes ver cómo hacerlo con bi4hoteliers

Y si quieres seguir aprendiendo sobre Revenue Management no dejes de visitar:

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(Guía Completa) Revenue Management: ¿Cómo Hacer una previsión / forecast en 2019?
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(Guía Completa) Revenue Management: ¿Cómo Hacer una previsión / forecast en 2019?
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